Näytteilleasettajan opas
Tärkeät infot ja päivämäärät
- Päivitä yritysprofiilisi eMessukeskuksessa xx.xx.xxxx mennessä
- Tarkista näkyvyysnimi xx.xxx.xxxx mennessä, jotta se ennättää painettuun messuinfoon.
- Tarkista laskutustiedot tilausvahvistuksesta ja ilmoita mahdolliset korjaukset osoitteeseen yrityspalvelu@messukeskus.com xx.xx.xxxx mennessä. Huomioi, että laskun lähetyksen jälkeen tehtävistä muutoksista laskutustietoihin veloitetaan erillinen laskutuslisä.
- Jos olet tilannut tai osastoosi kuuluu graafisia tuotteita, muistathan toimittaa tarvittavat aineistot osoitteeseen graphics@messukeskus.comviimeistään xx.xx.xxxx. Myöhässä toimitettujen aineistojen tilauksiin lisätään 50 % kiirelisä.
- Suunnittele ja tilaa osastolle tarvittavat rakenteet ja kalusteet xx.xx.xxxx mennessä, niin saat tuotteet edullisimmin.
- xx.xx.xxxx hinnat nousevat 20 %
- xx.xx.xxxx hinnat nousevat 50 %
- xx.xx.xxxx hinnat nousevat 100 %
Majoitu mukavasti tapahtuman aikana Messukeskuksen yhteydessä sijaitsevassa Holiday Inn Helsinki – Expo -hotellissa. Näytteilleasettajana saat huoneesi erikoishintaan, 11 prosentin alennuksella päivän hinnasta!
Tee huonevaraus ajoissa, sillä hotelli on erittäin suosittu tapahtumien aikaan! Lue lisää ja tee varaus: https://messukeskus.com/hotelli-naytteilleasettajille/
Viestintä ja markkinointi
Kerro kävijöille mitä osastollanne tapahtuu – päivitä tiedot osasto-ohjelmasta
Kävijät etsivät etukäteen tietoa messujen tarjonnasta ja siitä, mitä messuosastoilla tapahtuu. Ohjelma voi olla mm. tuote-esittelyitä, puheenvuoroja, tutoriaaleja, musiikkiesityksiä, haasteita, kilpailuja jne.
Ilmoita ohjelmasta eMessukeskuksessa kohdassa Ohjelma, niin se julkaistaan tapahtuman nettisivuilla ja saat ilmaista näkyvyyttä ohjelmallenne.
Kaikki tapahtumassa mukana olevat näytteilleasettajat julkaistaan tapahtuman nettisivuilla. Lista julkaistaan xx.xx.xxxx, joten päivitättehän tiedot siihen mennessä.
Listaan päivittyy se yrityksen nimi, jonka olette ilmoittaneet myyntipäällikölle vahvistaessanne osallistumisen tapahtumaan. Jos haluatte muuttaa näkyvyysnimeä, voi sen helposti käydä muuttamassa eMessukeskuksen kautta kohdasta Markkinoi osallistumistasi.
Näkyvyysnimen lisäksi listan yhteyteen on helppo ladata mm. yrityksen logo, ohjaus yrityksen sivuille ja muuta tietoa mitä yritys haluaa kertoa tapahtuman kävijöille (videoita/kuvia). Täytättehän siis kaikki tarvittavat tiedot yrityksestänne viimeistään 30.8.2023, jotta kävijät pääsevät ajoissa tutustumaan tapahtumassa mukana oleviin yrityksiin. Tiedot on helposti päivitettävissä eMessukeskuks kautta kohdasta Markkinoi osallistumistasi.
Huomioithan, että näkyvyysnimi tulee olla päivitettynä viimeistään xx.xx.xxxx mennessä, jotta se ennättää painettuun messuinfoon. Messuinfo on jaossa kävijöille
Hyödynnä tapahtuman logot ja bannerit omissa markkinointikanavissasi!
Muista kertoa osallistumisestasi ja messuilla esillä olevista uutuuksistasi omissa markkinointi- ja viestintäkanavissasi kuten somessa. Voit käyttää tapahtuman logoja, bannereita ja kuvia markkinoidaksesi tapahtumaosallistumistasi.
Voit lähettää sähköisiä lippuja eMessukeskuksen Kutsu asiakkaasi -sivun kautta xx.xx.xxxx alkaen. Voit lähettää eLippuja rajattoman määrän – ne laskutetaan tapahtuman jälkeen käytettyjen (eli sisäänkäynneillä luettujen) lippujen mukaan, huomioiden mahdollisesti osastoon sisältyvät vapaaliput.
Mikäli haluat vaihtaa kaikki tai osan osastoon sisältyvistä eLipuista printtilipuiksi, ilmoitathan siitä xx.xx.xxxx mennessä: asiakaspalvelu@messukeskus.com
Printtilippuja voi myös tilata lisämaksusta eMessukeskuksen kautta. Printtiliput laskutetaan tilatun määrän mukaisesti. Postitamme printtiliput aikavälillä xx.xx.–xx.xx.xxxx. Printtiliput kannattaa toimittaa asiakkaille ennakkoon; niitä ei voi jättää Messukeskuksen palvelupisteisiin noudettavaksi.
Muista kontaktoida toimittajia ja vaikuttajia aktiivisesti ja kutsua heitä osastollesi. Julkaise tiedotteet eMessukeskuksen kautta kohdassa Markkinoi osallistumistasi ja toimita printtiversiot lehdistökeskukseen, joka on avoinna tapahtuman aukioloaikoina. Toimittajat tunnistat messuilla PRESS-rintamerkistä ja somevaikuttajat sekä bloggaajat CONTENT CREATOR -rintamerkistä.
Kerro tapahtuman tiedottajalle, jos osastollasi on uutuuksia, esiintyjiä, ohjelmaa, mediaa kiinnostavaa ohjelmaa tai tiedotustilaisuuksia. Tapahtuman tiedottaja on xxxxx
Osaston rakentaminen
Voit tilata kauttamme osastosuunnittelun tai valita omaan tarpeeseesi sopivan vaihtoehdon kolmesta valmiista osastomallistosta. Osastopakettiemme rakenne- ja alustamateriaaleissa valmiiksi huomioituna uudelleenkäytettävyys sekä valaistuksessa energiatehokkuus.
Jos olet tilannut tai osastoosi kuuluu graafisia tuotteita, muistathan toimittaa tarvittavat aineistot osoitteeseen graphics@messukeskus.comviimeistään xx.xx.xxxx. Myöhässä toimitettujen aineistojen tilauksiin lisätään 50 % kiirelisä.
Graafisiin tuotteisiin tarvittavat aineistot:
- Painovalmiit PDF-tiedostot (tarkista tilausvahvistuksen mukana tullut aineisto-ohje)
- Otsalautatekstit/logot
Suunnittele ja tilaa osastolle tarvittavat ja kalusteet
Hinnoittelumme perustuu hintajaksoihin. Mitä aikaisemmin teet tilauksia, sitä edullisemmin saat osastollasi tarvitsemasi tuotteet ja palvelut ja varmistat tuotteiden saatavuuden. Suunnittele ja tilaa osastolle tarvittavat rakenteet ja kalusteet eMessukeskuksesta kohdasta Tilaa tuotteita tai palveluita. Kun teet tilaukset 9.9.2023 mennessä, saat tuotteet edullisimmin. Säästä ja tilaa ennakkoon!
10.9.2023 hinnat nousevat 20 %
30.9.2023 hinnat nousevat 50 %
13.10.2023 hinnat nousevat 100 %
Lisätietoja: osastopalvelut@messukeskus.com
Voit lähettää kulkuluvat kätevästi messutiimisi jäsenien sähköpostiin tai matkapuhelimeen eMessukeskuksen kautta. Lähetä kulkulupia -työkalu avautuu eMessukeskukseen viikolla xx. Kulkuluvan saaja voi printata sen etukäteen sähköpostissa olevan linkin kautta tai tulostuksen voi tehdä myös Messukeskuksen sisäänkäynneillä tai Messutoimistossa, josta saa myös rintakorttitaskuja kulkuluville.
Voit luoda tarvitsemasi määrän kulkulupia. Huomioi kuitenkin, että osastoon sisältyvän määrän yli lähetetyt näytteilleasettajan kulkuluvat ovat maksullisia. Hinta: 10,48 euroa / kpl + alv 24%. Rakentajan kulkulupa on maksuton.
Osastoon sisältyy kulkulupia seuraavasti:
- alle 6 m2 osastoon 3 kpl
- 6-10 m2 osastoon 5 kpl
- 12-21 m2 osastoon 10 kpl
- 24-36 m2 osastoon 15 kpl
- 40-50 m2 osastoon 20 kpl
- yli 50 m2 osastoon 25 kpl
- Alanäytteilleasettaja saa yhden maksuttoman kulkuluvan.
Näytteilleasettajan kulkulupa on osaston messuaikaista henkilökuntaa varten. Lupa on henkilökohtainen ja voimassa messujen rakennus-, tapahtuma- ja purkuaikoina. Kulkulupa on pidettävä esillä tapahtuman aikana ja se oikeuttaa sisäänpääsyyn näytteilleasettajien taukotilaan ja ostoetuihin (mm. näytteilleasettajalounas ja edut NoHo Partnersin kahviloissa). Rakentajan kulkulupa on voimassa messujen rakennus- ja purkuaikoina.
Rakentajan kulkulupa on voimassa messujen rakennus- ja purkuaikoina.
Messuaika
Messukeskuksessa on käytössä EuroParkin puomiton Autopay-pysäköintijärjestelmä. Pysäköinnin laskutuksesta vastaa EuroPark.
Messutoimisto palvelee tapahtuman rakennus- ja aukioloaikoina näytteilleasettajia ja rakentajia mm. osastotilausten osalta.
Messutoimiston aukioloajat:
NoHo Partners vastaa Messukeskuksen ravintolapalveluista.
NoHo-kumppanuus tuo yritysasiakkaidemme käyttöön kätevät sähköiset välipala-, juoma- ja lounaslipukkeet. Voit tilata QR-koodein toimivat tuotelipukkeet haluamallesi summalle ja jaat ne sähköpostitse käyttäjille. Lipukkeen QR-koodi toimii maksuvälineenä ravintoloiden kassalla. Lipukkeet laskutetaan käytön mukaan.
Välipala-, juoma- ja lounaslipukkeiden sekä osastotarjoilujen tilaukset tehdään ravintolapalveluiden verkkokaupasta. Luo verkkokauppaan yritystili, mikäli sinulla ei ole sellaista jo aiemmin luotuna. Tämän jälkeen pääset valitsemaan haluamasi tuotteet.
Näytteilleasettajien taukotila on avoinna tapahtuman aukioloaikojen mukaisesti. Näytteilleasettajien taukotila on Messukeskus Siiven 2. kerroksessa. Ovikoodi löytyy kulkuluvasta.
Näytteilleasettajien taukotilassa voit rentoutua ja nauttia kupin kahvia. Tilassa on pieni keittiöpiste, wc-tilat ja suihkut. Näytteilleasettajahintainen buffetlounas on tarjolla Mesta-ravintolassa Messukeskus Siiven toisessa kerroksessa. Voit halutessasi ostaa lounaslippuja etukäteen Messutoimistosta, Eat & Meet -ravintolasta (Ylägalleriassa) tai Stop & Shop -kioskista (Alagalleriassa).
Älä jätä arvotavaroita esille, kun messupäivä päättyy. Huolehdi vakuutuksista ja mieti, tarvitsetko lisävarustusta, esimerkiksi vitriinejä, lukitusta tai turvavaijereita tietokoneille tai näytöille.
Meillä on valmius huolehtia myös osastosi erityisistä turvallisuustarpeista. Näissä palvelutarpeissa sinua auttaa turvallisuuspalvelukumppanimme Securitas. Turvallisuuspalveluihin voit tutustua eMessukeskuksen kohdasta Tuotteet ja palvelut, tuotekategoriasta Osastopalvelut ja sen alta Turvallisuus.
Merkitse toimitusosoite osastolle saapuvalle tavaralle näin:
Messukeskus / Messutapahtuman nimi
Näytteilleasettaja, osastonumero
Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero
Messuaukio 1
00520 HELSINKI
Yritysasiakkaitamme palvelee Messukeskuksessa jatkossa oma langaton verkko nimeltä Messukeskus Exhibitor. Verkko on erillinen kävijöidemme käyttämästä Messukeskus-verkosta.
Salasana verkon käyttöön löytyy eMessukeskuksesta ja toimitamme sen sinulle myös asiakasviestissä ennen tapahtumaa.
Tarjoamme myös yrityskohtaisia verkkoratkaisuja lisäpalveluna tarpeidenne mukaisesti, langallisena tai langattomana. Yhteyshenkilömme auttaa käytännön kysymyksissä.
Vastuullisuus
Kannustamme sidosryhmiämme ja tapahtumassa mukana olevia yrityksiä toimimaan kestävyysasiat huomioiden. Pohdi ennen osallistumistasi millainen on alihankintaketjusi ja millaisia ratkaisuja käytät osastototeutuksessa, logistiikassa ja tapahtuman aikana. Suunnittele resurssit ja hankintamäärät siten, että hukkaa jäisi mahdollisimman vähän. Pohdi lisäksi materiaalin ja rakenteiden uudelleenkäyttömahdollisuuksia etukäteen. Messukeskuksen yhteyshenkilö auttaa mielellään vastuullisen osallistumisratkaisun toteuttamisessa. Meiltä löytyy monenlaisia mahdollisuuksia kierrätettyjen ratkaisujen toteuttamiseen. Kysy lisää!
Messustartin ympäristömaksuun sisältyy osuus jätehuollon ja lajittelun kustannuksista. Osastolle voit jättää pienet roskat ja osastolla olleen maton rullattuna. Messukeskukseen ei saa jättää esimerkiksi osasto- ja seinärakenteita tai somisteita, kuten ilmapalloja tai banderolleja. Tapahtuman purkuajan päätyttyä osastopaikka tulee olla siistinä ja tyhjänä. Viethän isot lajittelua vaativat jätteet ulkopuoliselle kierrätysasemalle. Vaihtoehtoisesti voit jättää jätteet osastolle, jolloin laskutamme niiden lajittelusta ja logistiikasta. Sovithan jätteiden lajittelusta etukäteen yhteyshenkilösi kanssa.
Tutustu etukäteen, mitä vaihtoehtoja sinulla on vastuullisen osallistumisen toteuttamiseen. Yhdessä mahdollistamme tapahtuman hiilijalanjäljen pienentämisen!
Mikäli tapahtumasta jää yli esimerkiksi ruokatuotteita ja elintarvikkeita, on sinulla mahdollisuus Messukeskuksen kumppaneiden välityksellä lahjoittaa ylijääneet tuotteet niitä tarvitseville. Toivomme, että lahjoitukset ohjataan ensisijaisesti Helsingin Pasilassa toimivalle Vailla vakinaista asuntoa ry:lle. Lisätietoja VVA ry:n toiminnasta täällä. Voitte ohjata lahjoitukset myös kumppanillemme Hope ry:lle.
Sovithan suoraan ja etukäteen kumppaneidemme kanssa tuotteiden toimittamisesta!
VVA:n toimipiste sijaitsee Helsingin Pasilassa. Vaate-, ruoka- ja tavaralahjoituksiin liittyvät tiedustelut Vepaan arkisin klo 9:00-19:00 puh. 050 443 1065 tai toimistoon arkisin klo 9:00-15:00 puh. 044 704 4310.
Hope ry:n lahjoituksia otetaan vastaan ma-pe erikseen sovitusti. Ota yhteyttä puh. 040 965 3311, info@hopeyhdistys.fi. Puhelinaikamme on maanantaisin ja keskiviikkoisin kello 9–15 välisen ajan.